Weryfikacja kandydata metodą Background Screening – co to i kiedy jej używać?

Czy zastanawiałeś się kiedyś, jak skutecznie potwierdzić informacje zawarte w CV swojego potencjalnego pracownika? Weryfikacja kandydata metodą Background Screening to niezastąpione narzędzie, które umożliwia pracodawcom uzyskanie kompleksowego obrazu potencjalnego pracownika. Z poniższego artykułu dowiesz się, co to dokładnie oznacza i dlaczego warto z niej skorzystać.

Weryfikacja background screening – co to i jak może pomóc pracodawcy?

Background Screening to kompleksowy proces weryfikacyjny, który pozwala na sprawdzenie historii zawodowej, edukacyjnej, kryminalnej oraz innych kluczowych informacji dotyczących kandydata. Dzięki temu narzędziu, pracodawcy zyskują pewność co do prawdziwości danych przekazanych przez kandydata oraz minimalizują ryzyko związane z zatrudnieniem nieuczciwych pracowników.

Warto jednak pamiętać, że weryfikacja background screening powinna być przeprowadzana z poszanowaniem prywatności kandydata i zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi. Pracodawcy powinni uzyskać zgodę kandydata przed przystąpieniem do tego typu sprawdzania oraz poinformować go o celu i zakresie przeprowadzanych badań.

Na którym etapie rekrutacji najlepiej weryfikować CV? 

Weryfikacja CV może być przeprowadzana na różnych etapach procesu rekrutacyjnego i optymalny moment zależy od wielu czynników, w tym od branży, rodzaju stanowiska oraz polityki firmy. Poniżej podaję kilka sugestii dotyczących etapów, na których rekruterzy KZ INSPIRE przeprowadzają weryfikację CV:

1. Początek procesu rekrutacyjnego:
   • Wstępna weryfikacja CV może być przeprowadzana już na samym poczatku procesu rekrutacyjnego, szczególnie jeśli jest to etap na którym eliminuje się kandydatów na podstawie pierwszej analizy dokumentów aplikacyjnych. Weryfikacja na tym etapie najczęsciej obejmuje potwierdzenie informacji dotyczących doświadczenia zawodowego, wykształcenia oraz umiejętności.
2. Podczas rozmowy kwalifikacyjnej:
   • Weryfikacja CV może być kontynuowana w trakcie rozmowy kwalifikacyjnej. Na tym etapie rekruterzy KZ INSPIRE mogą zadawać pytania dotyczące konkretnych doświadczeń i umiejętności, aby zweryfikować zgodność z tym, co przedstawione zostało w CV. Kandydat może być również poproszony o dostarczenie dodatkowych dokumentów potwierdzających, takich jak świadectwa ukończenia szkoleń czy certyfikaty.
3. Na etapie finalnego wyboru kandydata:
   • Ostatni etap weryfikacji CV może nastąpić w końcowej fazie rekrutacji, gdy pozostali kandydaci zostają zawężeni do wąskiego grona finalistów. W tym przypadku rekruter dokładnie weryfikuje informacje, aby upewnić się, że wybrany kandydat spełnia wszystkie kryteria i nie ma żadnych nieścisłości w przedstawionym CV.

Background screening w rekrutacji – dlaczego należy sprawdzić prawdomówność kandydata do pracy? 

Weryfikacja prawdomówności kandydata do pracy jest istotnym elementem procesu rekrutacyjnego z kilku powodów. Pomaga zminimalizować ryzyko, że kandydat podaje fałszywe informacje w swoim CV lub podczas rozmowy kwalifikacyjnej. Oszustwa na etapie rekrutacji mogą obejmować zafałszowane informacje dotyczące doświadczenia zawodowego, umiejętności czy wykształcenia.

W niektórych przypadkach, weryfikacja prawdomówności może obejmować sprawdzanie przeszłości kryminalnej kandydata. Jest to istotne zwłaszcza dla stanowisk wiązanych z bezpieczeństwem publicznym, finansami, opieką zdrowotną czy pracą z dziećmi. W wielu branżach obowiązują przepisy i regulacje, które nakładają na pracodawców obowiązek sprawdzania pewnych aspektów przeszłości kandydatów. Na przykład w sektorze finansowym mogą istnieć rygorystyczne wymogi dotyczące sprawdzania historii kredytowej pracowników.

Fałszywe informacje podane przez pracowników mogą szkodzić wizerunkowi firmy. Weryfikacja prawdomówności pomaga zapobiec sytuacjom, w których pracodawca zatrudnia kandydata, który nie spełnia podstawowych kryteriów lub przedstawia nieprawdziwe informacje.

Podsumowując weryfikacja prawdomówności kandydata do pracy jest istotna nie tylko dla zabezpieczenia interesów pracodawcy, ale także dla zachowania uczciwości i przejrzystości w procesie rekrutacyjnym.

Metody background screening – co jest sprawdzane w trakcie rekrutacji?

Background screening może obejmować różne aspekty związane z przeszłością i kwalifikacjami kandydata. Oto kilka powszechnie stosowanych metod background screening w trakcie rekrutacji:

• Weryfikacja danych osobowych czyli potwierdzamy podstawowe informacje takie jak imię, nazwisko, adres zamieszkania, numer telefonu itp.
• Weryfikacja historii edukacyjnej tutaj sprawdzamy prawdziwości informacji dotyczących ukończonych uczelni wyższych, stopni naukowych, certyfikatów, dyplomów i innych kwalifikacji edukacyjnych.
• Weryfikacja doświadczenia zawodowego rekruterzy KZ INSPIRE potwierdzają miejsca pracy kandydata, zajmowane stanowiska, daty zatrudnienia oraz zakres obowiązków na poprzednich stanowiskach. Często też sprawdzane są referencje z poprzednich miejsc pracy.
• Weryfikacja przesłości kryminalnej ma na celu sprawdzenie, czy kandydat nie ma przeszłości kryminalnej, zwłaszcza w kontekście stanowisk, gdzie jest to istotne z punktu widzenia bezpieczeństwa publicznego czy też miejsca pracy.
• Weryfikacja praw jazdy i historii motoryzacyjnej jest szczególnie istotna w przypadku stanowisk wymagających prowadzenia pojazdów sprawdza się historię motoryzacyjną, w tym ewentualne punkty karnośći czy utratę prawa jazdy.

Warto zaznaczyć, że zakres weryfikacji może różnić się w zależności od branży, rodzaju stanowiska oraz polityki firmy. Ponadto, przed przystąpieniem do weryfikacji, pracodawca powinien uzyskać zgodę kandydata na przeprowadzenie odpowiednich badań oraz poinformować go o celu i zakresie weryfikacji. Ważne jest przestrzeganie przepisów dotyczących prywatności i ochrony danych osobowych.

Background screening w Polsce a ochrona danych osobowych

W Polsce background screening podlega przepisom dotyczącym ochrony danych osobowych, a głównym dokumentem regulującym tę kwestię jest Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych (RODO). Warto podkreślić, że przestrzeganie przepisów o ochronie danych osobowych jest kluczowe, aby uniknąć potencjalnych kar finansowych i konsekwencji prawnych. Pracodawcy powinni dostosować swoje procedury weryfikacji do wymogów RODO oraz krajowych przepisów dotyczących ochrony danych osobowych.

Zgoda kandydata – czy jest wymagana?

Według Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych (RODO), przetwarzanie danych osobowych, w tym przeprowadzanie weryfikacji background screening, wymaga legalnej podstawy. Jedną z legalnych podstaw przetwarzania danych osobowych jest zgoda osoby, której dane dotyczą.

Kluczowe aspekty związane z uzyskaniem zgody kandydata to:

1. Dobrowolność:
   • Zgoda musi być dobrowolna, co oznacza, że kandydat powinien mieć możliwość zdecydowania, czy chce udzielić zgody na przetwarzanie swoich danych osobowych w celach weryfikacyjnych.
2. Jasność i przejrzystość:
   • Informacje przekazywane kandydatowi dotyczące procesu weryfikacji powinny być jasne, zrozumiałe i przejrzyste. Kandydat musi wiedzieć, co obejmuje proces weryfikacji i jakie informacje będą zbierane.
3. Określenie celu:
   • W zgodzie powinien być jasno określony cel przetwarzania danych, czyli w tym przypadku cel przeprowadzenia weryfikacji background screening.
4. Możliwość cofnięcia zgody:
   • Kandydat musi mieć prawo cofnąć udzieloną zgodę w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem zgody.
5. Dane wrażliwe:
   • Jeśli w trakcie weryfikacji będą przetwarzane szczególne kategorie danych (takie jak informacje o zdrowiu czy przeszłości kryminalnej), wymagane są szczególne środki ochrony danych oraz wyraźna zgoda na ich przetwarzanie.

W praktyce pracodawcy często włączają zgodę w ogólną zgodę rekrutacyjną lub specjalny dokument, który kandydat podpisuje na etapie składania aplikacji. Ważne jest, aby zawsze przestrzegać obowiązujących przepisów dotyczących ochrony danych osobowych i zagwarantować kandydatom pełne zrozumienie i kontrolę nad przetwarzaniem ich danych.

Kiedy pracodawca ma prawo żądać informacji o niekaralności?

Pracodawca ma prawo żądać informacji o niekaralności kandydata w określonych sytuacjach, szczególnie gdy związane jest to z charakterem stanowiska pracy i jego wymaganiami. Oto kilka sytuacji, w których pracodawca może mieć prawo żądać informacji o niekaralności:

1. Stanowiska wymagające bezpieczeństwa publicznego:
   • Pracodawcy zatrudniający pracowników na stanowiskach, które wiążą się z bezpieczeństwem publicznym, takich jak służby policyjne, wojsko, straż graniczna czy inne służby specjalne, mogą mieć prawo żądania informacji o niekaralności.
2. Stanowiska z dostępem do poufnych informacji:
   • Jeżeli praca wiąże się z dostępem do poufnych informacji, tajemnic handlowych czy danych poufnych, pracodawca może uzasadnionie wymagać informacji o niekaralności w celu zabezpieczenia interesów firmy.
3. Stanowiska związane z opieką nad dziećmi lub osobami bezradnymi:
   • Pracodawcy oferujący stanowiska związane z opieką nad dziećmi, osobami starszymi czy innymi grupami wymagającymi specjalnej opieki, mogą wymagać informacji o niekaralności w celu zapewnienia bezpieczeństwa podopiecznych.
4. Stanowiska finansowe i bankowe:
   • Pracodawcy w sektorze finansowym, bankowym czy ubezpieczeniowym, szczególnie na stanowiskach z dostępem do finansów lub danych klientów, mogą uzasadnione mieć wymaganie dotyczące niekaralności.
5. Stanowiska związane z ochroną zdrowia:
   • Na niektórych stanowiskach w sektorze opieki zdrowotnej, takich jak pielęgniarki, lekarze czy personel medyczny, pracodawca może uzasadnienie pytać o informacje dotyczące niekaralności ze względu na bezpieczeństwo pacjentów.

Warto podkreślić, że wymaganie informacji o niekaralności musi być zgodne z przepisami prawa, a pracodawca powinien uzasadnić to żądanie związkiem z konkretnymi obowiązkami i wymaganiami związanymi ze stanowiskiem pracy. Ponadto, pracodawca powinien szanować prywatność kandydata i przestrzegać przepisów dotyczących ochrony danych osobowych.

Jak wygląda pre-employment screening za granicą? 

Pre-employment screening za granicą może różnić się w zależności od kraju i lokalnych przepisów prawa. Wiele kwestii, takich jak dostępność informacji, rodzaje sprawdzeń dostępnych oraz procedury, mogą różnić się między poszczególnymi jurysdykcjami.

Background check prowadzony przez firmy zewnętrzne

Wielu pracodawców decyduje się zlecić czyli sprawdzania przeszłości zawodowej i innych aspektów kandydata do pracy, do specjalistycznych firm zewnętrznych. Myślę, że warto taką usługę zlecić firmie, która specjalizuje się w sprawdzeniu przeszłości kandydata, ponieważ korzystają one z różnych źródeł informacji i specjalistycznych narzędzi.