Skip to main content

Rekrutacja to kluczowy proces w każdej organizacji, mający na celu pozyskanie odpowiednich osób, które przyczynią się do jej rozwoju i sukcesu. Jednakże, rekrutacja wiąże się z różnorodnymi kosztami, które mogą znacznie obciążyć budżet firmy. W niniejszym artykule przyglądam się się różnym aspektom kosztów rekrutacji, metodom ich kalkulacji oraz sposobom na ich optymalizację.

Rodzaje kosztów rekrutacji

Rodzaje kosztów związanych z rekrutacją są różnorodne i obejmują zarówno bezpośrednie, jak i pośrednie wydatki, które mają kluczowe znaczenie dla sukcesu procesu zatrudnienia. Zrozumienie tych kosztów jest niezbędne nie tylko dla skutecznego zarządzania zasobami ludzkimi, ale także dla optymalizacji działań rekrutacyjnych w dążeniu do pozyskania najlepszych talentów na rynku pracy.

Koszty bezpośrednie:

Ogłoszenia rekrutacyjne: obejmują wydatki na publikowanie ogłoszeń w różnych mediach, takich jak portale pracy,  media społecznościowe (LinkedIn) czy też na stronie internetowej firmy.

Koszty agencji rekrutacyjnych: jeżeli firma korzysta z usług agencji rekrutacyjnych, to koszty te mogą obejmować opłaty za znalezienie odpowiednich kandydatów, które często stanowią kilkanaście procent od rocznego wynagrodzenia nowego pracownika.

Narzędzia rekrutacyjne: czyli koszty i opłaty jakie ponosimy za zarządzanie rekrutacją, najczęściej są to systemy do obsługi rekrutacji (ATS), testy za pomocą których możemy zbadać kompetencje i kwalifikacje kandydatów (DevSkiller, HackerRanks, Codility( oraz inne narzędzia wspomagające selekcję kandydatów.

Koszty pośrednie:

Koszty czasu pracy zespołu rekrutacyjnego i osób zaangażowanych w proces rekrutacyjny: Obejmują wynagrodzenia rekruterów, menedżerów oraz pracowników zaangażowanych w proces rekrutacji. Jest to czas jaki należy poświęcić na przygotowanie opisu stanowiska, przeglądanie nadesłanych aplikacji, przeprowadzanie wywiadów, ocenianie kandydatów, administracja procesem rekrutacji oraz komunikacja z kandydatmi.

Koszty wdrożenia i szkolenia: Wprowadzenie nowego pracownika do firmy, zapoznanie go z procedurami oraz kulturą organizacyjną również wiąże się z kosztami. Szkolenie i wdrożenie nowego pracownika to kluczowe etapy procesu zatrudnienia, które mają znaczący wpływ na efektywność i sukces nowego pracownika w organizacji.  Inwestycja w skuteczne programy szkoleniowe i onboardingowe, wykorzystanie nowoczesnych technologii oraz strategii minimalizujących koszty może przynieść wymierne korzyści w postaci szybszego osiągnięcia pełnej produktywności przez nowych pracowników i redukcji ogólnych kosztów rekrutacji.

Koszty związane z rotacją: Chociaż pewna część rotacji jest nieunikniona, wysoka rotacja może generować znaczne koszty, które mogą negatywnie wpłynąć na wydajność i wyniki finansowe firmy. Koszty związane z rotacją pracowników są złożone i obejmują zarówno bezpośrednie, jak i pośrednie wydatki. Zrozumienie tych kosztów jest kluczowe dla efektywnego zarządzania zasobami ludzkimi i minimalizowania negatywnego wpływu rotacji na organizację. Aby zredukować rotację, firmy powinny inwestować w rozwój pracowników, budować silną kulturę organizacyjną i dbać o zaangażowanie oraz satysfakcję pracowników.

Koszty ukryte:

Kiedy organizacja ma problemy z efektywnym procesem rekrutacji, nie tylko ponosi bezpośrednie koszty związane z poszukiwaniem i zatrudnianiem nowych pracowników, ale również doświadcza kosztów utraconych korzyści. Koszty te mogą być trudne do oszacowania, ale mają istotny wpływ na działalność i wyniki organizacji. Poniżej przedstawiamy główne aspekty kosztów utraconych możliwości związanych z rekrutacją.

Opóźnienia w procesie rekrutacji mogą prowadzić do niedoborów kadrowych, co z kolei może wpływać na wydajność i efektywność działów oraz projektów w organizacji. Brak odpowiednich pracowników na kluczowych stanowiskach może utrudniać osiągnięcie strategicznych celów biznesowych organizacji.

Sposoby optymalizacji kosztów rekrutacji

Optymalizacja kosztów rekrutacji nie oznacza jedynie ich redukcji ale poprawę efektywności procesu rekrutacyjnego. Istnieje wiele strategii, które organizacje mogą zastosować, aby zmniejszyć wydatki związane z procesem rekrutacyjnym, jednocześnie nie tracąc na jakości pozyskiwanych pracowników. Oto kilka skutecznych sposobów optymalizacji kosztów rekrutacji:

Automatyzacja procesów rekrutacyjnych

Wykorzystanie narzędzi ATS i innych rozwiązań do automatyzacji rutynowych zadań, takich jak przetwarzanie aplikacji czy planowanie rozmów kwalifikacyjnych. Automatyzacja rekrutacji to rosnący trend w zarządzaniu zasobami ludzkimi, który wykorzystuje zaawansowane technologie do usprawnienia i przyspieszenia procesów pozyskiwania talentów. Wprowadzenie automatyzacji do rekrutacji ma na celu nie tylko zwiększenie efektywności, ale także poprawę doświadczenia kandydatów i redukcję kosztów operacyjnych.

Budowanie marki pracodawcy czyli tzw. marketing rekrutacyjny

Silna marka pracodawcy przyciąga lepszych kandydatów i może obniżyć koszty rekrutacji, ponieważ zwiększa liczbę aplikacji i redukuje konieczność korzystania z innych źródeł. Marketing rekrutacyjny to kluczowa strategia współczesnego zarządzania zasobami ludzkimi, która integruje techniki marketingowe z praktykami HR. Poprzez budowanie silnej marki pracodawcy, efektywne wykorzystanie mediów społecznościowych, oraz organizowanie eventów i edukację, organizacje mogą przyciągać, angażować i zatrzymywać najlepsze talenty na rynku pracy, co przyczynia się do ich sukcesu i rozwoju.

Recruitment Process Outsourcing

RPO to model outsourcingu rekrutacji, który polega na okresowym oddelegowaniu wszystkich lub wybranych procesów rekrutacyjnych w ręce doświadczonych specjalistów HR. Pośrednictwo profesjonalnej agencji rekrutacyjnej specjalizującej się w danej branży nie tylko znacząco przyśpiesza przebieg procesu rekrutacyjnego, podnosząc jego efektywność, ale okazuje się wysoce opłacalnym rozwiązaniem również pod względem finansowym.

Model Recruitment Process Outsourcing (RPO) to strategia, w której organizacje decydują się na zlecenie zarządzania swoimi procesami rekrutacyjnymi zewnętrznemu dostawcy usług rekrutacyjnych. Jest to coraz popularniejsze rozwiązanie, które oferuje szereg korzyści, z których jedną z najważniejszych jest znany koszt.  Model RPO opiera się na umowie pomiędzy klientem a dostawcą usług rekrutacyjnych, która precyzyjnie określa koszty usług rekrutacyjnych oraz uch zakres.  Jest to istotna zaleta, ponieważ organizacje mogą planować swoje budżety rekrutacyjne z góry, bez obaw o nieprzewidziane dodatkowe koszty związane z poszczególnymi etapami procesu rekrutacyjnego. Dzięki RPO firmy mogą skoncentrować się na swoich strategicznych celach biznesowych, jednocześnie mając pewność, że ich procesy rekrutacyjne są zarządzane efektywnie i kosztowo.

Koszty rekrutacji są nieodłącznym elementem zarządzania zasobami ludzkimi, ale dzięki odpowiedniemu podejściu można je skutecznie kontrolować i optymalizować. Kluczowe jest monitorowanie i analiza kosztów, a także wykorzystywanie nowoczesnych narzędzi i strategii rekrutacyjnych. W ten sposób firmy mogą nie tylko zredukować wydatki, ale także poprawić jakość zatrudnionych pracowników, co w dłuższej perspektywie przekłada się na sukces całej organizacji. Optymalizacja kosztów rekrutacji wymaga bowiem holistycznego podejścia i ciągłego monitorowania procesów. Długoterminowe inwestowanie w te strategie może przyczynić się do zwiększenia rentowności i konkurencyjności organizacji na rynku pracy.

CEO w firmie KZ Inspire
Kasia Zybała