Skip to main content

Odebranie telefonu lub maila z informacją o niepowodzeniu w rekrutacji, to dla kandydata nic przyjemnego. Większość osób doświadczyła tego na własnej skórze i każdy z nas przeżywa taką sytuację na swój sposób – najczęściej z większym lub mniejszym poczuciem zawodu. Ale warto tu wspomnieć, że i dla rekrutera przekazanie negatywnego feedbacku kandydatowi to niełatwe zadanie, i to z wielu powodów. W dodatku, im bardziej empatyczny rekruter (a takich osób w tym zawodzie nie brakuje), tym to zadanie staje się trudniejsze. Jest to jednak element wpisany w każdy proces, więc zespoły rekrutacyjne nie mają wyjścia i muszą wypracować wewnętrznie możliwie najlepszy sposób przekazywania kandydatom negatywnej informacji o wyniku rekrutacji.

No właśnie – kluczowym sformułowaniem jest tutaj „przekazanie informacji”, do którego w taki czy inny sposób, bezdyskusyjnie, powinno dojść. Najgorsze, co firma może zrobić, to wybrać w rekrutacji zwycięskiego kandydata, a w stosunku do reszty osób biorących udział w procesie… zamilknąć i pozostawić ich w zawieszeniu, bez żadnej wiadomości. Tzw. recruiter ghosting (czyli zapadnięcie się pod ziemię rekrutera) jest wyrazem braku szacunku do kandydata i potraktowania go bezosobowo, jako rekordu w pipeline’ie. To szokujące, ale nadal zdarza się, że niektóre firmy – również te znane – nie poczuwają się do obowiązku skontaktowania się z kandydatem, z którym przeprowadziły rozmowę, żeby przekazać mu jakikolwiek feedback, na przykład o wybraniu innego kandydata i zakończeniu procesu rekrutacyjnego.

Powiedzmy to wprost, przekazanie negatywnej informacji zwrotnej nie zawsze jest prostą sprawą dla firmy. Ale jeśli jako organizacja spotkaliśmy się z kandydatem, poznaliśmy się na rozmowie i poświęciliśmy sobie nawzajem czas, wypada przekazać chociaż krótką – w ostateczności automatyczną – informację o tym, jakie decyzje zapadły po spotkaniu.

W idealnej sytuacji, dobrze przekazany szczegółowy feedback może być bardzo cenny. Mimo że niesie wiadomość o odrzuceniu kandydatury, jednocześnie jest dla kandydata konstruktywną informacją o jego sytuacji rynkowej i, przykładowo, może mu pomóc w podniesieniu własnych kompetencji w danej dziedzinie. Najprostszym dla firmy punktem wyjścia do przekazania feedbacku jest sytuacja, kiedy podczas etapu rekrutacji zostały poddane ocenie umiejętności techniczne kandydata, np. podczas wykonanego zadania. W takiej sytuacji osoba, która dokonywała oceny kompetencji (najczęściej ktoś techniczny w firmie), powinna przekazać informację o negatywnym wyniku (testu, zadania lub rozmowy technicznej) rekruterowi, który z kolei telefonicznie lub mailowo powinien poinformować o tym fakcie kandydata.

W jaki sposób to zrobić? W dwóch słowach, merytorycznie i empatycznie. Krótka rozmowa telefoniczna to chyba najlepszy sposób, dający również kandydatowi możliwość odniesienia się czy ewentualnego dopytania o coś, co jest dla niego ważne. Rozmowa powinna być oparta o konkretne dane, na przykład: „Niestety, zabrakło w rozmowie wystarczającej wiedzy w zakresie rozwiązań Embedded, które są kluczowe dla tego stanowiska. Potrzebujemy tutaj osobę, która rozumie ten obszar na głębszym poziomie”. Taka informacja jest najczęściej dla kandydata wystarczająca i już tylko tyle – a aż tyle – pozwala czasem podjąć decyzję o poszerzeniu wiedzy, żeby w kolejnej rekrutacji móc pochwalić się szerszą znajomością tematu.

Sytuacja komplikuje się, kiedy mocnych kandydatów jest kilkoro, a ofertę można złożyć tylko jednej osobie. Na marginesie wspomnę, że firmy muszą pamiętać, że w rekrutacji niedopuszczalne jest kierowanie się wiekiem, płcią czy sytuacją osobistą kandydatów. Odpowiedzialność za to, na jakiego kandydata dana organizacja się decyduje i z jakiego powodu, leży po stronie firm. Co może być przykładowym feedbackiem w takiej sytuacji? Ponownie – zawsze powinniśmy być merytoryczni. „Była Pani bardzo mocną kandydatką, ale zdecydowaliśmy się na osobę, która mogła pochwalić się doświadczeniem w międzynarodowych projektach, ponieważ w przypadku tego projektu jest to dla nas szczególnie ważne”. „Zaimponował nam Pan swoją wiedzą i doświadczeniem, ale potrzebujemy osoby otwartej na podróże służbowe, więc nie możemy niestety złożyć Panu oferty”.

Zdarza się, że po rozmowie rekrutacyjnej to kandydat znika i w żaden sposób nie można się do niego dodzwonić. Czy w takiej sytuacji przekazanie informacji zwrotnej przestaje być celowe? Cóż, trudno wróżyć z fusów, dlaczego kandydat przestał odbierać telefon (choć najczęściej „zmartwychwstaje” on za chwilę na LinkedIn, ale już w innej firmie), ale krótki mail z powyższą informacją zwrotną będzie dobrym pomysłem. Nie jest obowiązkiem firmy ani rekrutera dobijać się bez końca do kandydata, który rozpłynął się w powietrzu, więc po paru nieudanych próbach warto takiego maila wysłać, choćby po to, żeby ze swojej strony zachować się fair. Taki mail to dla rekrutera kwestia tylko paru minut, a przecież kandydaci uwielbiają opowiadać w swoich środowiskach o swoich doświadczeniach z różnymi firmami, więc warto mieć employer branding swojej firmy na uwadze.

A co z automatycznie wysyłanymi wiadomościami z informacją o odrzuceniu ich kandydatury i podziękowaniem za udział? Cóż, jak mawiają, lepszy rydz niż nic. Nie jest to może najelegantszy sposób na danie znać kandydatom, że ich kandydatura nie będzie brana pod uwagę, ale jeśli alternatywą miałaby być cisza – lepiej mieć wdrożone takie rozwiązanie w firmie niż żadne. Nieszczególnie pomoże ono w budowaniu wizerunku firmy i osoba po drugiej stronie wiadomości wysłanej z systemu na pewno nie poczuje się miło potraktowana i widziana, ale przynajmniej jest to minimum, które można zrobić. Wierzcie mi, drodzy rekruterzy, hiring managerowie i dyrektorzy – niektórzy z kandydatów, którzy nigdy nie dostali wiadomości w swojej sprawie, czekali cierpliwie na znak w sprawie swojego statusu naprawdę długi czas – czasem długo jeszcze po tym, jak zwycięski kandydat wdrożył się w swoje obowiązki.